担当顧客が増えてくると、「どの会社から動くべきか」が感覚頼みになりがちです。12月に入ると年末の挨拶回りや評価面談で手が回らなくなるので、顧客リストの整理は11月のうちに済ませておくのがおすすめです。この記事では、来期の動き出しを楽にするためのリスト整理と優先順位の付け方を、実務の手順に沿って紹介します。
なぜ11月に整理するのか
11月は、来期の計画や予算の話が社内で動き始める時期です。このタイミングで顧客リストを整理しておくと、来期の目標に対して「どの顧客で、どれくらい積み上げるのか」の見通しが立ちます。
また、年度末や期の切り替わりには異動や担当替えがつきものです。リストが整理されていれば、引き継ぎ資料としてもそのまま使えます。逆に、頭の中だけで顧客を管理していると、引き継ぎのたびに情報が抜け落ちます。忙しくなる前に「見える化」しておくことが、来期の自分を助けます。
まずは現状の棚卸しから始める
最初にやるのは、手元の顧客を4つに分けることです。
- 取引中：現在取引があり、継続の見込みがある
- 見込み：商談中、または提案の機会がありそう
- 休眠：過去に取引や接点はあるが、しばらく連絡していない
- 失注・終了：失注した、または取引が終わった
分ける際は、各顧客について「最終接触日」「先方の担当者」「直近の話題」の3点を書き添えてください。特に先方の担当者が異動していないかの確認は重要です。来期に連絡したら担当が替わっていた、という事態を防げます。棚卸しは1社あたり数分で構いません。完璧な資料を作ることより、全社を一度眺めることが目的です。
優先順位は「金額×確度×タイミング」で付ける
棚卸しができたら、取引中と見込みの顧客に優先順位を付けます。判断材料は次の3つです。
- 金額：取引規模や見込み金額の大きさ
- 確度：継続・受注の可能性の高さ
- タイミング：先方の予算時期や契約更新の時期
この3つでA・B・Cの3ランクに分けましょう。たとえば「金額は大きいが更新は来期後半」という顧客はBランク、「金額は中程度でも来期早々に更新を迎える」顧客はAランク、といった具合です。大切なのは、全社に同じ力を配らないことです。Aランクには訪問や提案の頻度を厚くし、Cランクはメールや電話での定期連絡に切り替えるなど、ランクごとに接し方を変えて初めて、優先順位を付けた意味が出ます。
ランク付けで迷ったときの目安は、「最後に接触したのはいつか」です。3か月以上連絡が空いている取引先は、金額の大きさにかかわらず一度ランクを下げて様子を見るのが現実的です。逆に、先方から問い合わせがあった、担当者が新しくなったといった変化があれば、その時点でランクを上げ直します。ランクは一度決めたら終わりではなく、月に一度でよいので見直す習慣にしておくと、実態とずれたまま来期を走る失敗を防げます。
休眠顧客と失注先も捨てない
整理の際に切り捨てがちなのが、休眠顧客と失注先です。しかし、接点が一度ある相手は、新規開拓よりもずっと動きやすい存在です。
休眠顧客は「連絡が途絶えた理由」を思い出せる範囲でメモしておきましょう。先方の都合だったのか、自社の対応が後手に回ったのかで、再アプローチの切り口が変わります。再連絡のきっかけは、年始の挨拶や新サービスの案内など、自然なタイミングで十分です。
失注先も、失注理由と時期だけは記録に残してください。先方の担当者や予算状況が変われば、来期に再提案できる可能性があります。「一度断られたから終わり」と決めつけず、リストの端に残しておくことが来期の種まきになります。
整理したリストを行動計画につなげる
最後に、ランク付けしたリストを来期の行動に落とし込みます。Aランク顧客については「来期の最初の四半期にいつ訪問し、何を提案するか」まで決めておくと、年明けの動き出しが速くなります。
また、このリストは上司との面談や目標設定の場でも使えます。「Aランク○社でこれだけ、Bランク○社でこれだけ」と数字で示せれば、来期の目標に対する根拠のある説明になります。評価面談の準備とあわせて進めると、一石二鳥です。
顧客リストの整理は地味な作業ですが、来期の営業の質を決める土台です。11月のうちに半日だけ時間を取り、棚卸しとランク付けまで終わらせておきましょう。
なお、こうした日々の業務の見直しをきっかけに「今の働き方でいいのか」と感じた方は、こちらの記事も参考にしてください。
