12月に入ってから「そろそろ挨拶回りをしなければ」と慌て始める営業職は少なくありません。ところが、取引先も同じように年末の業務に追われていて、12月後半は面会の約束自体が取りにくくなります。手土産の手配や年賀状の準備も、直前では間に合わないことがあります。年末の挨拶回りは、1年の感謝を伝えて来年につなげる大切な仕事です。この記事では、11月のうちから始めておきたい準備と当日の進め方を、一般的な段取りとしてまとめます。なお、挨拶や贈答の進め方は会社や業界によって異なりますので、最終的には自社の慣習や上司の指示に合わせて調整してください。
まずは訪問先のリストと優先順位を決める
最初にやるべきは、挨拶に伺う相手のリストアップです。今年お世話になった取引先をすべて書き出し、「必ず訪問する」「できれば訪問する」「メールや電話で挨拶する」の3つに分けましょう。判断の目安は、今年の取引量やお世話になった度合い、今後の関係の重要度です。キーパーソンが誰かも合わせて確認しておくと、当日に「担当者が不在で会えなかった」という失敗を減らせます。また、相手の会社の年末年始休暇や最終営業日も早めに確認しておきましょう。相手が休暇に入る直前の訪問は、かえって迷惑になる場合があります。リストは上司やチームとも共有し、担当が重なっている先がないかも確認しておくと安心です。
日程は「相手の都合」を先に固める
リストができたら、優先度の高い相手から順にアポイントを取り始めます。連絡は11月下旬〜12月上旬、訪問は12月中旬までに終える計画だと、予定が組みやすくなります。年末は相手も来客や会議が立て込むため、「いつでも大丈夫です」ではなく、候補日を2〜3つ提示すると決まりやすくなります。移動時間も考えて、1日の訪問件数を詰め込みすぎないことも大切です。1件あたりの滞在は15〜30分程度が一般的な目安とされ、長居は避けるのがマナーです。地域ごとに訪問日をまとめると移動の無駄も減らせます。決まった日程は手帳やカレンダーに早めに入れ、直前にリマインドの連絡を入れておくと、当日のすれ違いを防げます。
手土産・お歳暮・年賀状の準備で気をつけること
手土産やお歳暮を用意する場合は、まず自社の贈答ルール（金額の上限など）を確認します。公務員や一部の企業では、利害関係のある相手からの贈答を受け取れない決まりがあるため、相手先の規定への配慮も必要です。品物は、職場で分けやすい個包装のお菓子など、相手の負担になりにくいものが無難でしょう。高額すぎる品は、かえって相手に気を遣わせてしまいます。年賀状については、喪中の連絡を受けた相手には出さないことが基本です。また、年賀状じまいをする企業も増えており、年始のメール挨拶に切り替える会社も珍しくありません。いずれも会社ごとに方針が異なりますので、自社の例年のやり方に沿うのが基本です。手配は11月のうちに済ませておくと、売り切れや配送の遅れにも慌てずに済みます。
当日の会話は「具体的な感謝」と「来年の一言」まで
訪問当日は、まず今年1年のお礼を具体的に伝えることが大切です。「いつもありがとうございます」だけで終わらせず、「〇〇の案件では急な対応をしていただき、とても助かりました」のように、具体的なエピソードを添えると気持ちが伝わります。そのうえで、来年の計画や新しい取り組みに軽く触れておくと、年明けの商談につながりやすくなります。ただし、年末の挨拶の場で本格的な売り込みをするのは避けましょう。相手の時間をいただいている意識を持ち、区切りのよいところで切り上げるのが好印象です。訪問できなかった相手にも、電話やメールで同じように感謝を伝えるだけで、印象は大きく変わります。また、挨拶を終えたら、誰に会えたか、どんな話をしたかを簡単にメモに残しておきましょう。年明けの初回訪問やメールで「年末はありがとうございました」と自然に切り出すための材料になり、来年の動き出しがスムーズになります。
まとめ
年末の挨拶回りは、12月に入ってから動くのでは遅く、11月の準備が結果を左右します。訪問先のリスト化と優先順位づけ、早めのアポイント、手土産や年賀状の手配を先に済ませておけば、年末の繁忙期でも慌てずに済みます。挨拶そのものは短時間でも、具体的な感謝の言葉が来年の関係づくりの土台になります。今年お世話になった相手との関係を振り返りながら、無理のない計画を立ててみてください。
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